ESTE MODELO DE PROCEDIMENTO SE DESTINA UNICAMENTE A FINS DE DEMONSTRAÇÃO E SERVE COMO EXEMPLO. OS DISTRIBUIDORES SÃO OS ÚNICOS RESPONSÁVEIS POR ASSEGURAR QUE O PROCEDIMENTO ESTEJA DE ACORDO COM TODOS OS REQUISITOS LOCAIS ANTES DO USO.

PROCEDIMENTO PARA PATROCÍNIOS COMERCIAIS

INSTRUÇÕES

Personalize este modelo de procedimento de acordo com as necessidades de sua empresa. Assegure que este documento esteja acessível a todos os funcionários — inclusive executivos e diretores — e todos os parceiros de negócios relevantes, como subdistribuidores e agentes. Assegure que os funcionários entendam seus deveres e responsabilidades no que se refere ao compromisso de sua empresa com a conduta ética e legal. Sempre que possível, especifique quem é responsável por realizar cada etapa do procedimento. Forneça treinamento sobre este procedimento a seus funcionários e mantenha registros de treinamento.

ESCOPO
Um patrocínio comercial pode ser definido como apoio financeiro ou em espécie fornecido pela Empresa a terceiros que organizem reuniões, eventos ou outras iniciativas educacionais, médicas ou científicas de forma independente em troca de um benefício tangível e apropriado (um “Benefício Tangível”). São alguns exemplos de Benefícios Tangíveis espaço de exposição ou estande, publicidade proeminente (como um anúncio de banner físico ou digital) e o direito de sediar um simpósio satélite em uma reunião maior de terceiros.
REQUISITOS MÍNIMOS
Sem entretenimento, recreação ou presente. Sem incentivos ou recompensas. O Benefício Tangível deve refletir o valor justo de mercado do patrocínio (ou seja, um valor comercialmente razoável para os benefícios recebidos). Os pagamentos devem ser documentados em uma conta adequada, que reflita corretamente a natureza da atividade. Caso a Empresa não tenha trabalhado com o organizador antes, a análise deve incluir a realização de uma verificação de diligência devida do organizador.
DOCUMENTAÇÃO DE RESPALDO
Patrocínios comerciais devem ser analisados antes que a Empresa assuma qualquer compromisso de fornecer patrocínio e devidamente documentados. A documentação necessária para revisão pode incluir: pauta ou programa, inclusive local; contrato de patrocínio comercial (minuta); o contrato deve ser assinado antes que o evento ocorra; carta de solicitação do organizador, folheto com pacotes de patrocínio ou outras informações sobre valores de patrocínio e os benefícios tangíveis oferecidos; sistema de verificação de conferências (CVS) e outras aprovações locais, quando houver exigência. Para encerramento após o evento, a documentação supracitada deve ser retida, juntamente com: documentação de comprovação de desempenho; por exemplo, uma foto do estande da Empresa ou uma pesquisa pós-evento com participantes; comprovante de verificação de devida diligência concluída, quando aplicável.