QUESTA PROCEDURA MODELLO È SOLO A SCOPO DIMOSTRATIVO E SERVE DA ESEMPIO. I DISTRIBUTORI SONO GLI UNICI RESPONSABILI DI GARANTIRE CHE LA PROCEDURA SIA CONFORME A TUTTI I REQUISITI LOCALI PRIMA DELL’USO

PROCEDURA DI SPONSORIZZAZIONE COMMERCIALE

ISTRUZIONI

Personalizzare questo modello di procedura in base alle esigenze della propria Società; Assicurarsi che il presente documento sia accessibile a tutti i dipendenti, compresi funzionari, direttori, dipendenti e tutti i partner commerciali pertinenti, come sub-distributori e agenti; Assicurarsi che i dipendenti comprendano i loro doveri e le loro responsabilità in relazione all’impegno della propria Società verso una condotta etica e legale. Ove possibile, specificare chi è responsabile dell’esecuzione di ogni fase della procedura. Formare i dipendenti su questa procedura e conservare i registri di formazione.

AMBITO
Una sponsorizzazione commerciale può essere definita come un supporto finanziario o in natura fornito dalla Società a terze parti che organizzano autonomamente riunioni o altre iniziative educative, mediche o scientifiche, in cambio di un beneficio tangibile e appropriato (“Beneficio tangibile”). Esempi di benefici tangibili includono (elenco non esaustivo) spazio espositivo o stand, pubblicità di primo piano, come un banner pubblicitario fisico o digitale, il diritto di ospitare un simposio satellitare in una riunione di terze parti più ampia.
REQUISITI MINIMI
Nessun intrattenimento, svago o regalo Nessun incentivo o premio Il beneficio tangibile deve riflettere il valore equo di mercato della sponsorizzazione (vale a dire una commissione commercialmente ragionevole per i benefici ricevuti). I pagamenti devono essere documentati in un conto adeguato, che rifletta correttamente la natura dell’attività. Se la Società non ha mai lavorato con l’organizzatore in precedenza, la revisione deve includere la conduzione di uno screening di due diligence dell’organizzatore.
DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO
Le sponsorizzazioni commerciali devono essere esaminate prima che la Società si impegni a fornire la sponsorizzazione e adeguatamente documentate. La documentazione necessaria per la revisione può includere: Agenda/Programma (inclusa sede) Accordo di sponsorizzazione commerciale (bozza) – deve essere firmato prima che l’evento abbia luogo. Richiesta di una lettera dall’organizzatore o brochure con pacchetti di sponsorizzazione o altre informazioni sugli importi della sponsorizzazione e sui benefici tangibili offerti. Sistema di verifica delle conferenze (Conference Vetting System, CVS) e altre approvazioni locali (ove applicabile). Dopo che l’evento ha avuto luogo, per la chiusura, la documentazione di cui sopra deve essere conservata, insieme a: Documentazione della Prova delle prestazioni: ad esempio, una foto dello stand della Società o un sondaggio post-evento per i partecipanti. Prova dello screening di due diligence completato, ove applicabile.