ESTA PLANTILLA DE PROCEDIMIENTO ES SOLO PARA FINES DE DEMOSTRACIÓN Y SIRVE COMO EJEMPLO. LOS DISTRIBUIDORES SON LOS ÚNICOS RESPONSABLES DE GARANTIZAR QUE EL PROCEDIMIENTO CUMPLA CON TODOS LOS REQUISITOS LOCALES ANTES DE SU USO.

PROCEDIMIENTO PARA PATROCINIOS COMERCIALES

INSTRUCCIONES

Personalice esta plantilla de procedimiento según las necesidades de su compañía. Asegúrese de que este documento sea accesible para todos los empleados, incluidos funcionarios, directores, empleados y todos los socios comerciales relevantes, como subdistribuidores y agentes. Asegúrese de que los empleados comprendan sus deberes y responsabilidades en relación con el compromiso de su compañía con la conducta ética y legal. Cuando sea posible, especifique quién es responsable de llevar a cabo cada paso del procedimiento. Capacite a sus empleados sobre este procedimiento y mantenga registros de capacitación.

ALCANCE
Un patrocinio comercial puede definirse como el apoyo financiero o en especie proporcionado por la Compañía a terceros que organizan de manera independiente reuniones u otras iniciativas educativas, médicas o científicas, a cambio de un beneficio tangible y apropiado (“Beneficio tangible”). Entre algunos de los ejemplos de Beneficios tangibles se incluyen (lista no exhaustiva) el espacio o puesto de exhibición, la publicidad destacada, tal como un anuncio físico o digital, o el derecho a organizar un simposio satélite en una reunión más grande de terceros.
REQUISITOS MÍNIMOS
No se permite entretenimiento, actividades recreativas ni regalos. No se permiten incentivos ni recompensas. Mediante el Beneficio tangible se debe reflejar el valor justo de mercado del patrocinio (es decir, una tarifa comercialmente razonable por los beneficios recibidos). Los pagos deben documentarse en una cuenta adecuada en la que se refleje de manera correcta la naturaleza de la actividad. Si la Compañía no trabajó con el organizador antes, en la revisión se debe incluir la realización de una evaluación de diligencia debida del organizador.
DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO
Los patrocinios comerciales deben revisarse antes de que la Compañía se comprometa a proporcionar patrocinio, y documentarse adecuadamente. Entre la documentación necesaria para la revisión, se puede incluir lo siguiente: Cronograma o programa (incluido el lugar). Contrato de patrocinio comercial (borrador): debe firmarse antes de que se lleve a cabo el evento. Carta de solicitud del organizador, folleto con paquetes de patrocinio u otra información sobre los montos de patrocinio y los Beneficios tangibles que se ofrecen. Sistema de validación de conferencias (Conference Vetting System, “CVS”) y otras aprobaciones locales (cuando corresponda). Luego de que se haya realizado el evento, para el cierre, se debe conservar la documentación anterior, junto con lo siguiente: Documentación de prueba del desempeño, por ejemplo, una foto del puesto de la Compañía o una encuesta de asistentes posterior al evento. Prueba de evaluación de diligencia debida completada, cuando corresponda.