هذا الإجراء الاسترشادي مُعدٌّ لأغراض الإيضاح والاستئناس فحسب ويُعامل وفق ذلك التوصيف. يتحمّل الموزعون وحدهم مسؤولية التثبّت من مطابقة الإجراء لجميع الاشتراطات المحلية قبل استخدامه

إجراء تنظيم الرعايات التجارية

إرشادات الاستخدام

يُرجى تكييف نموذج الإجراء هذا بما يتلاءم مع احتياجات الشركة. التأكد من إتاحة الوصول إلى هذه الوثيقة لكافة الموظفين، بمن فيهم المسؤولين والمديرين وجميع شركاء الأعمال المعنيين، كالموزعين الفرعيين والوكلاء. التأكد من فهم الموظفين لواجباتهم ومسؤولياتهم فيما يتصل بالتزام الشركة بالسلوك الأخلاقي والقانوني القويم. حيثما أمكن، يُحدَّد المسؤول عن تنفيذ كل خطوة من خطوات هذا الإجراء. تدريب الموظفين على هذا الإجراء، مع الاحتفاظ بسجلات التدريب.

النطاق
يمكن تعريف الرعاية التجارية بأنها الدعم المالي أو العيني الذي تُقدّمه الشركة لجهات خارجية تنظّم اجتماعات أو مبادرات تعليمية أو طبية أو علمية مستقلة، وذلك نظير منفعة ملموسة ومشروعة ("المنفعة الملموسة"). ومن المنافع الملموسة –على سبيل المثال لا الحصر– المساحات المُخصّصة للعرض أو الأجنحة، والإعلانات البارزة مثل اللافتات المادية أو الرقمية، أو حق استضافة ندوة على هامش اجتماع أكبر تنظّمه جهةٌ خارجية.
الحدّ الأدنى من المتطلبات
لا يُسمح بتقديم أيّ أنشطة ترفيهية أو ترويحية أو هدايا. لا يُسمح بأيّ حوافز أو مكافآت. يجب أن تتناسب المنفعة الملموسة مع القيمة السوقية العادلة للرعاية (أي المقابل التجاري المعقول نظير المنافع المتحصَّل عليها). يجب توثيق المدفوعات في حساب مناسب يُظهر بدقة طبيعة النشاط المعني. إذا لم تكن الشركة قد تعاملت مسبقًا مع الجهة المُنظِّمة، فيجب أن تتضمّن المراجعة إجراءَ فحصٍ للعناية الواجبة بشأن الجهة المُنظِّمة.
الوثائق الداعمة
يجب مراجعة الرعايات التجارية قبل أن تلتزم الشركة بتقديم أيّ دعم، وتوثيقها توثيقًا صحيحًا. قد تشمل الوثائق المطلوب مراجعتها ما يلي: جدول الأعمال/البرنامج (شاملًا مكان الانعقاد). اتفاقية الرعاية التجارية (مُسوّدة) – ويجب توقيعها قبل انعقاد الفعالية. خطاب الطلب من الجهة المُنظِّمة أو الكُتيّب المتضمّن حِزم الرعاية، أو أيّ معلومات أخرى بشأن مبالغ الرعاية والمنافع الملموسة المقدَّمة. الحصول على موافقات نظام تقييم المؤتمرات (CVS) وأيّ موافقات محلية أخرى (عند الاقتضاء). بعد انعقاد الفعالية، ولأغراض إقفال الإجراءات، يجب الاحتفاظ بالوثائق المذكورة أعلاه، بالإضافة إلى ما يلي: وثائق إثبات التنفيذ – مثل صورةٍ لجناح الشركة أو استبيانٍ للمشاركين بعد الفعالية. إثبات إتمام فحص العناية الواجبة، حيثما ينطبق ذلك.