CE MODÈLE DE PROCÉDURE EST UNIQUEMENT DESTINÉ À DES FINS DE DÉMONSTRATION ET SERT D’EXEMPLE. LES DISTRIBUTEURS SONT SEULS RESPONSABLES DE S’ASSURER QUE LA PROCÉDURE EST CONFORME À TOUTES LES EXIGENCES LOCALES AVANT DE L’UTILISER

PROCÉDURE RELATIVE AUX SOUTIENS COMMERCIAUX

INSTRUCTIONS

Personnalisez ce modèle de procédure en fonction des besoins de votre société ; Assurez-vous que ce document est accessible à tous les collaborateurs, y compris les dirigeants, administrateurs, employés et tous les partenaires commerciaux concernés, tels que les sous-distributeurs et agents. Assurez-vous que les employés comprennent leurs devoirs et responsabilités en ce qui concerne l’engagement de votre société envers une conduite éthique et légale. Dans la mesure du possible, précisez qui est responsable de la réalisation de chaque étape de la procédure. Formez vos employés à cette procédure et tenez des dossiers de formation.

CHAMP D’APPLICATION
Un parrainage commercial peut être défini comme un soutien financier ou en nature fourni par la Société à des tiers qui organisent indépendamment des réunions ou d’autres initiatives pédagogiques, médicales ou scientifiques, en échange d’un avantage matériel et approprié (« Bénéfice matériel »). Parmi les avantages matériels, on peut citer (liste non exhaustive) : un espace d’exposition ou un stand, une publicité bien visible, telle qu’une bannière publicitaire physique ou numérique, le droit d’organiser un symposium parallèle lors d’une réunion tierce plus importante.
EXIGENCES MINIMALES
Pas de divertissement, de loisirs ni de cadeaux Pas d’incitation ni de récompense L’avantage matériel doit refléter la juste valeur marchande du parrainage (c.-à-d. des honoraires commercialement raisonnables en contrepartie des avantages reçus). Les paiements doivent être documentés dans un compte approprié, qui reflète correctement la nature de l’activité. Si la Société n’a pas déjà travaillé avec l’organisateur, l’examen doit inclure la réalisation d’un contrôle préalable de l’organisateur.
DOCUMENTS JUSTIFICATIFS
Les parrainages commerciaux doivent être examinés avant que la Société ne prenne l’engagement d’assurer un parrainage, et ils doivent être correctement documentés. La documentation nécessaire à examiner peut inclure : Ordre du jour/Programme (y compris le lieu de la rencontre) Contrat de parrainage commercial (ébauche) – doit être signé avant que l’événement n’ait lieu Lettre de demande de l’organisateur ou brochure avec des forfaits de parrainage, ou d’autres informations sur les montants de parrainage et les avantages matériels proposés. Système de vérification des conférences (« CVS ») et autres autorisations locales (le cas échéant). Une fois que l’événement a eu lieu, pour clôture, la documentation ci-dessus doit être conservée, avec : Documents attestant de l’exécution – par exemple, une photo du stand de la société ou un sondage réalisé auprès des participants après l’événement. Preuve de la vérification préalable effectuée, le cas échéant.